MS Excel Tips

சார்ட்களில் லேபிள் அமைக்க:எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் சார்ட்களுக்கு டேட்டா லேபிள் அமைப்பது அந்த சார்ட் தெரிவிக்கும் முக்கிய தகவல்களை எடுத்துக்காட்டும். நீங்கள் அமைக்கும் சார்ட் பார்மட்டைப் பொறுத்து இந்த லேபிள்கள் தகவல்களைக் காட்டுவதில் சிறப்பிடங்களைப் பெறுகின்றன. இது எப்படி என்று பார்க்கலாம். 
எடுத்துக்காட்டாக நீங்கள் ஒரு பை - சார்ட் அமைத்தால் அதில் டேட்டாவிற்கான லேபிள் இல்லை என்றால் நிச்சயம் தகவல்கள் என்ன சொல்ல வருகின்றன, ஒன்றுக்கொன்று எப்படித் தொடர்புடையன என்று தெரியாது. இந்த டேட்டா லேபிள்களை எப்படி அமைப்பது என்று காணலாம். எக்ஸெல் 2007 பயன்படுத்துபவர்களுக்கு:
1. முதலில் எந்த சார்ட்டுக்கு டேட்டா லேபிள் அமைக்க வேண்டுமோ அதன் மீது கிளிக் செய்து இயக்கவும். 
2. லேஅவுட் டேப் ரிப்பன் காட்டப்படுவதனை உறுதி செய்திடவும். 
3. இதில் உள்ள Data Labels என்ற டூலைக் கிளிக் செய்திடவும். இந்த வகையில் எந்த இடத்தில் டேட்டா லேபிள்களை அமைக்க வேண்டும் என்பதற்கு பல ஆப்ஷன்களை எக்ஸெல் தருகிறது. 
4. எங்கிருந்தால் சிறப்பாக அந்த லேபிள் தன் பணியைச் செய்திடுமோ அங்கு வைக்கவும்.

அடுத்து, எக்ஸெல் 2003 பயன்படுத்துபவர்களுக்கு:
1. முதலில் எந்த சார்ட்டுக்கு டேட்டா லேபிள் அமைக்க வேண்டுமோ அதன் மீது கிளிக் செய்து இயக்கவும். 
2. பின் Chart மெனுவிலிருந்து Chart Options என்னும் பிரிவினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இங்கே Chart Options டயலாக் பாக்ஸ் கிடைக்கும்.
3. இந்த பாக்ஸில் உள்ள Data Labels என்னும் டேபினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.இந்த டயலாக் பாக்ஸ் இடது பக்கம் பல்வேறு வகையான டேட்டா லேபிள்களைக் காட்டும். உங்களுடைய சார்ட்டின் தன்மைக்கேற்ப காட்டப்படும் டேட்டா லேபிள்களின் எண்ணிக்கை மற்றும் தன்மை மாறும். 
4. இந்த டேட்டா லேபிள்களைப் பார்த்தால் அடிப்படையில் ஐந்து வகைகள் இருப்பதை உணரலாம். ஒவ்வொன்றும் டேட்டாவின் தன்மை மற்றும் லேபிளின் வகை ஆகியவற்றை இணைப்பதில் வேறுபட்டிருக்கும். இவற்றிலிருந்து உங்கள் நோக்கத்தை வெளிக்காட்டும் சிறந்த லேபிள்களைத் தேர்ந்தெடுக்கலாம். 
5. OK கிளிக் செய்திடவும். சார்ட் லேபிள்களுடன் வடிவமைக்கப்பட்டு காட்டப்படுவதற்கு தயாராக இருக்கும்.

எக்ஸெல் - ஆல்ட்+ஷிப்ட்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் ஆல்ட்+ஷிப்ட் கீகளுடன் பங்சன் கீகளை அழுத்தினால் மேற்கொள்ளப்படும் செயல்பாடுகளை இங்கே பார்க்கலாம்
F1 +ALT+SHIFT
புதிய ஒர்க் ஷீட் ஒன்று திறக்கப்படும். 
F2 +ALT+SHIFT
அப்போது செயல்பட்டுக் கொண்டிருக்கும் ஒர்க்புக் சேவ் செய்யப்படும். 
F3 +ALT+SHIFT
நெட்டு மற்றும் படுக்கை வரிசை லேபிள்கள் பயன்படுத்தி பெயர்களை உருவாக்கலாம். 
F6+ALT+SHIFT
ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட ஒர்க்புக் விண்டோக்கள் திறக்கப்பட்டிருப்பின் தற்போதைய ஒர்க்புக்கிற்கு முந்தைய ஒர்க்புக் விண்டோ திறக்கப்படும். 
F9 +ALT+SHIFT
திறந்திருக்கும் அனைத்து ஒர்க்ஷீட்களிலும் அனைத்து ஒர்க் புக்குகளிலும் அனைத்து கால்குலேஷன்களும் செயல்படுத்தப்படும்.
F10 +ALT+SHIFT
ஸ்மார்ட் டேக்கிற்கான மெனு மற்றும் மெசேஜ் திறக்கப்படும். ஒன்றுக்கு மேற்பட்ட ஸ்மார்ட் டேக் திறக்கப்பட்டிருந்தால் அடுத்த டேக் சென்று அதற்கான மெனு மற்றும் மெசேஜ் திறக்கப்படும். 
F11 +ALT+SHIFT: மைக்ரோசாப்ட் ஸ்கிரிப் எடிட்டர் திறக்கப்படும்.
F12 + ALT+SHIFT: பிரிண்ட் டயலாக் பாக்ஸ் திறக்கப்படும். 

புல்லட் எண்களின் வடிவை மாற்ற:
வேர்ட் தொகுப்பில் செயல்படுகையில் அடிக்கடி தானாக எண்கள் அமைக்கும் வசதியினைப் பயன்படுத்துகிறீர்களா? சில வேளைகளில் இந்த எண்களின் அளவு, தோற்றம் ஆகியவற்றை மாற்ற முடியவில்லையே எனக் கவலைப் படுகிறீர்களா? கவலை வேண்டாம். இவற்றையும் மாற்றலாம். அதற்குக் கீழ்க்கண்டவாறு செயல்படவும்.
முதலில் Format மெனு செல்லவும். அதன் பின் Bullets and Numbering என்ற பிரிவில் கிளிக் செய்திடவும். இந்த விண்டோ திறக்கப்பட்டவுடன் அதில் காட்டப்படும் பலவகை எண் வகைகளில் ஏதேனும் ஒன்றை நீங்கள் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். ஏனென்றால் இந்த எண்களுக்கான ஸ்டைலை மாற்ற கஸ்டமைஸ் விண்டோவினைத் திறக்க வேண்டும். அதற்கு ஏதேனும் ஒரு நம்பர் விண்டோவினைத் திறக்க வேண்டும். இவ்வாறு தேர்ந்தெடுத்தவுடன் Customize பட்டனைக் கிளிக் செய்திடுங்கள். இந்த விண்டோவில் உங்கள் விருப்பத்திற்கான அனைத்து செட்டிங் வசதிகளையும் காணலாம். மேலே இருக்கும் Number format என்ற பிரிவின் மூலம் உங்கள் பாண்ட், நம்பர் ஸ்டைல், எங்கு இந்த எண்கள் அமைய வேண்டும் என்பதனை செட் செய்திடலாம். Number position என்ற பிரிவில் எப்படி எண்கள் டாகுமெண்ட் டெக்ஸ்ட்டுடன் அலைன் (இடது, வலது அல்லது நடுப்புறமாக) செய்யப்பட வேண்டும் என்பதனை முடிவு செய்திடலாம். Text position பிரிவு நம்பர் பட்டியலுடன் டெக்ஸ்ட் எங்கு அமைய வேண்டும் என்பதனை செட் செய்திடலாம். டேப் ஸ்பேஸ் எவ்வளவு தூரத்தில் எண்கள் A அடுத்து டெக்ஸ்ட் அமைய வேண்டும் என்பதனை அமைக்கிறது. அனைத்தும் உங்கள் விருப்பப்படி செட் செய்த பிறகு OK கிளிக் செய்து பின் மீண்டும் Bullets and Numbering விண்டோவிற்குச் செல்லுங்கள். இங்கு நீங்கள் செட் செய்த அமைப்பு நீங்கள் பயன்படுத்துவதற்கு ஏதுவான ஒரு விண்டோவாக அமைக்கப்பட்டிருக்கும். இங்கு மீண்டும் ஓகே கிளிக் செய்து உங்கள் டாகுமெண்ட்டிற்குத் திரும்புங்கள். இனி நீங்கள் விரும்பி அமைத்தபடி இந்த எண்கள் அமைக்கப்பட்டிருக்கும்.

டாகுமெண்ட்டில் எண்களை அமைக்க:
வேர்ட் புரோகிராமில் டாகுமெண்ட்களை அமைக்கும் போது, எண்களை டெக்ஸ்ட்டுடன் பயன்படுத்த வேண்டியது இருந்தால், ஒற்றை இலக்கமாக இருப்பின், இலக்கத்தினை எழுத்தில் எழுதுவதே சிறந்தது. "He ate 7 biscuits” என்று எழுதுவதைக் காட்டிலும் "He ate seven biscuits,” என எழுதுவதே சிறந்தது. நீங்கள் விரும்பினால், வேர்ட் மேற்கொள்ளும் இலக்கண சோதனையையும் (Grammar) இதற்கேற்றபடி மாற்றி அமைக்கலாம். இதனை மேற்கொள்ள கீழ்க்குறித்தபடி அமைக்கவும்.
1. ஆபீஸ் பட்டன் கிளிக் செய்து, அடுத்து Word Options என்பதில் கிளிக் செய்திடவும். இப்போது வேர்ட் Word Options டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும். 
2. இந்த டயலாக் பாக்ஸின் இடது பக்கத்தில் உள்ள Proofing என்ற ஆப்ஷனில் கிளிக் செய்திடவும். 
அடுத்து Settings பட்டனில் கிளிக் செய்திடவும். வேர்ட் Grammar Settings டயலாக் பாக்ஸைக் காட்டும். இங்கு ஆப்ஷன் பட்டியலில் கீழாகச் செல்லவும். இதில் Numbers ஆப்ஷன் வரை செல்லவும். இதில் டிக் அடையாளம் ஒன்றை ஏற்படுத்தவும். 
பின்னர் கிராமர் மற்றும் வேர்ட் ஆப்ஷன்ஸ் டயலாக் பாக்ஸ்களை மூடி வெளியேறவும்.